自費出國留學人員遇到的一個重要問題是本人檔案的存放和管理，人才交流中心和國家機關、企事業(yè)單位均不能接管他們的檔案，檔案存到街道又會為出國和日后回國工作帶來很多麻煩和困難。為了解決留學人員的實際困難，方便他們辦理出國手續(xù)和回國工作派遣，解除其后顧之憂，經(jīng)國家主管部門批準，教育部留學服務中心于1997年成立了留學人員檔案管理辦公室（以下簡稱"留學人員檔案室"），專門從事留學人員檔案的管理工作。自費出國留學人員均可將人事檔案存放這里。
辦理手續(xù)：
1、 申請存檔人員，需持本人身份證、國外教育機構的入學證明（上述文件均出示原件，遞交復印件；已辦妥護照者還需攜帶護照原件和復印件）、原單位介紹信及存檔費來本室辦理存檔手續(xù)。
2、 申請存檔者已經(jīng)出境，可委托他人**。**人需出具存檔申請人的委托書、護照及國外教育機構的入學證明的復印件和**人的有效本人存檔手續(xù)。
3、 暫未落實工作單位，或雖已落實工作單位尚無就業(yè)身份的留學回國人員，需持我駐外使（領）館教育處（組）開具的"留學回國人員證明"、所獲**、學位證書等文件和檔案管理費辦理存檔手續(xù)。
4、 經(jīng)本室審核同意后，申請存檔人員（或委托**人）需填寫"存檔人員登記表"，簽訂留學存檔協(xié)議書。本室向申請人原單位出具"調檔通知單"調檔。
5、 原單位接到調檔通知后，將申請人檔案和"檔案轉遞通知單"一并轉交本室。
6、 經(jīng)審核無誤后，本室將簽字蓋章的檔案轉遞單回執(zhí)退回申請人原單位。
