在開會(huì)以前，人員必須準(zhǔn)備好與會(huì)議將要討論的問題有關(guān)的全套文件。這些文件應(yīng)包括譯員所用語(yǔ)言的各種文本，以資對(duì)照。為便于翻譯時(shí)隨時(shí)查閱，譯員還應(yīng)將各種語(yǔ)言的文件妥為分類。分類的方法很多，但最通用的方法是按文件編號(hào)順序排列，然后把同一文件的各種文本放在一起。也可以根據(jù)議題項(xiàng)目的次序排列文件，或按委員會(huì)的不同分類排列。

由于有些文件是在開會(huì)時(shí)才開始散發(fā)，而某些會(huì)議工作人員或秘書不大了解文件對(duì)譯員的重要性，因而未能把文件及時(shí)發(fā)到譯員手里。為此，要求會(huì)議口譯譯員每次到會(huì)場(chǎng)開會(huì)時(shí)，首先要檢查一下是否已經(jīng)得到了最新文件。如果沒有，就應(yīng)主動(dòng)找有關(guān)部門索取。如經(jīng)譯員再三請(qǐng)求仍然得不到應(yīng)有文件，則可以在翻譯時(shí)指出：很抱歉，因?yàn)槲覜]有得到文件，所以不能告訴各位剛才所念各段在 （英文）文本的第幾頁(yè)上?；蛘哒f：我無法念出剛才發(fā)言人所念這一段的（英文）譯文，因?yàn)槭诸^無 （英文）文件?；蛘哒f幾句類似的話語(yǔ)。

在譯員的文件架上，應(yīng)常備一套用會(huì)議工作語(yǔ)言撰寫的議事規(guī)則，因?yàn)闀?huì)議中往往會(huì)突然討論到議事規(guī)則，或引用議事規(guī)則中的有關(guān)條款。如果有現(xiàn)成的譯文對(duì)照，當(dāng)然可以省去不少時(shí)間，使譯文更加準(zhǔn)確、最重要的是使更圓滿的完成。

除議事規(guī)則以外，譯員還應(yīng)準(zhǔn)備一套諸如憲章、規(guī)則、外交文書或上級(jí)機(jī)關(guān)通過的決議集等法規(guī)性文件，以備隨時(shí)參閱。

如果能有一張標(biāo)明會(huì)議組織機(jī)構(gòu)的簡(jiǎn)圖，對(duì)于譯員了解各委員會(huì)之間的關(guān)系必將大有幫助。在圖上最好用幾種工作語(yǔ)言標(biāo)明各級(jí)機(jī)構(gòu)的正式名稱及通用縮寫，因?yàn)楦魑瘑T會(huì)、分委員會(huì)、工作組及工作小組等名稱在不同語(yǔ)言里的寫法并不一樣。